公文起草，用 AI 快速掌握行政用语与格式

对第一次接手起草工作的低年资老师来说，公文就像外语。光是熟悉"拟……"、"如附件所示"、"敬请审阅"这类定型表达以及文头、正文、文尾的格式，就要花时间。有时写一份花掉一小时，还因为格式不对被退回。AI 能快速搭好行政文体的框架，减少因格式卡住的时间。不过公文伴随着公共责任，核验是必需的。

AI 擅长协助的公文撰写领域

在格式与文体方面，工具相当可靠。

• 定型表达转换：把口语化的备忘改写成"拟就……作如下通知"这样的公文文体。
• 给出格式骨架：排布标题、目的、依据、具体内容、附件的标准结构。
• 精简化：把冗长的句子按行政文书的要求整理成一句一意。
• 标出依据文字的位置：像"相关：○○ 号公文"那样，提示写依据的位置。

例如你给出意图"就下周的消防疏散演练向全体教职工发出通知并请求配合的内部公文"，就能得到接近可直接分发水平的骨架。再加上"礼貌但简洁，五句以内"这样的篇幅条件，就能生成没有赘语的初稿。

公文中由人负责的部分

无论格式看起来多么像样，以下内容必须由人确认。

1. 依据法令与公文编号：AI 生成的依据条款可能并非事实。请务必亲自核对原文。凭空编出并不存在的条款、看上去还煞有介事，这种事真的会发生。
2. 审批链与职务体系：各校不同的审批路径和职务由人来填。
3. 数值与日程：日期、对象人数、预算要与原始资料核对。
4. 公文系统的样式：韩国学校业务管理系统中规定的格式与分类要照原样遵守。

公文一旦发出就会留作记录。写得要快，但只能写进能够负责的事实。

常见的卡壳点与应对

低年资老师在起草时容易卡住的地方是固定的。事先知道就少走弯路。

• 拟标题：如果难以写出以核心动词收尾的一行标题，就把内容概括后做成"……通知"、"请求……配合"的形式。
• 区分目的与依据：为了不把为什么做（目的）和依据什么做（依据）混在一起，分成两个条目来写。
• 附件标注：像"附件 1．○○ 一份。完。"那样，把收尾格式按定型记熟。

例如像"现场体验学习安全管理配合请求"这样，先拿到两三个标题备选，再挑一个符合学校惯例的，就能快速迈过最让人发怵的第一行。格式这堵墙一变矮，就有余力专注于内容了。

核心要点

在公文起草上，AI 的强项是快速搭好行政文体与格式。但依据法令、审批链、数值必须由人亲自核验。只要坚持格式交给工具、事实由人负责的原则，对起草的莫名恐惧就会减少，撰写时间也会缩短。尤其对因为格式而畏缩的低年资老师而言，它是把文体门槛降低的可靠帮手。