公文書の起案、行政用語と形式をAIで手早く整える

初めて起案を任された経験の浅い教員にとって、公文書（韓国の学校で回付される行政文書）は外国語のようなものです。「〜いたしたく存じます」「別添のとおり」「ご検討くださいますようお願いいたします」といった定型表現と、頭書・本文・結語の形式を身につけるだけでも時間がかかります。一件書くのに一時間かけたあげく、形式が違って差し戻されることもあります。AIは行政文体の型を手早く整えてくれるので、形式で行き詰まる時間を減らしてくれます。ただし公文書には公的な責任が伴いますので、検証は欠かせません。

AIがうまく助けてくれる公文書作成の領域

形式と文体に関するかぎり、ツールはかなり頼りになります。

• 定型表現への変換: 話し言葉のメモを「〜を次のとおりご案内いたしたく存じます」といった公文書の文体に変えます。
• 形式の骨組みの提示: 件名、目的、根拠、詳細、別添という標準の構造を配置します。
• 簡潔化: 冗長な文章を、行政文書に合うよう一文一義に整理します。
• 根拠文言の位置表示: 「関連: ○○公文書」のように、根拠を書き入れる位置を案内します。

たとえば「来週の消防避難訓練を全教職員に案内し、協力を求める内部の公文書」と意図を伝えれば、配布直前の水準の骨組みが出てきます。「丁寧に、しかし簡潔に、五文以内で」のように分量の条件を加えれば、無駄のない下書きができあがります。

公文書で人が責任をもつ部分

形式がどれほどそれらしく見えても、次は必ず人が確認します。

1. 根拠となる法令・公文書番号: AIが作った根拠条項は事実でないことがあります。 必ず原文を自分で確認してください。存在しない条項をもっともらしく作り出すことが、実際に起こります。
2. 決裁ラインと職制: 学校ごとに異なる決裁の経路と役職は、人が埋めます。
3. 数値と日程: 日付、対象人数、予算は元の資料と照らし合わせます。
4. 公文書システムの様式: 業務管理システムで定められた書式と分類は、そのまま従います。

公文書は一度発送されると記録として残ります。速く書きつつも、責任のもてる事実だけを載せなければなりません。

よく行き詰まるところと対処

経験の浅い教員が起案でつまずくところは、だいたい決まっています。あらかじめ知っておけば迷いが減ります。

• 件名づくり: 中心となる動詞で締めくくる一行の件名が難しければ、内容を要約して「〜のご案内」「〜のご協力のお願い」の形でもらいます。
• 目的と根拠の切り分け: なぜ行うのか（目的）と、何に基づいて行うのか（根拠）を混ぜないように、二つの項目に分けて書きます。
• 別添の表記: 「別添1. ○○ 1部。以上。」のように、締めくくりの形式を定型として覚えておきます。

たとえば「校外体験学習の安全管理へのご協力のお願い」のように件名の候補を二つ三つ出してもらい、学校の慣行に合うものを選べば、もっとも途方に暮れる最初の一行を素早く越えられます。形式の壁が低くなれば、内容に集中する余裕が生まれます。

まとめ

公文書の起案において、AIは行政文体と形式を手早く整えることに強みがあります。しかし根拠となる法令、決裁ライン、数値は人が自分で検証しなければなりません。形式はツールに任せ、事実は人が責任をもつという原則があれば、起案への漠然とした恐れは薄れ、作成にかかる時間も短くなります。とりわけ形式のせいで萎縮していた経験の浅い教員にとっては、文体の入り口の壁を下げてくれる心強い助けになります。