公文擬稿，用 AI 快速掌握行政用語與格式

對第一次負責擬稿的低年資老師來說，公文書就像外語。光是熟悉「擬……」「如附件」「敬請惠予審核」這類定型表達，以及首文、本文、結文的格式，就得花上不少時間。有時寫一件花了一小時，還因為格式不對被退件。AI 能迅速把行政文體的框架搭起來，減少卡在格式上的時間。不過公文伴隨公共責任，因此查核是必要的。

AI 擅長協助的公文寫作領域

就格式與文體而言，工具相當值得信賴。

• 定型表達轉換：把口語化的筆記改寫成「擬將……說明如下」這類公文文體。
• 提示格式骨架：配置標題、目的、依據、細部內容、附件的標準結構。
• 精簡化：把冗長的句子整理成符合行政文書的一句一義。
• 依據字句的位置標示：像「相關：○○ 公文」這樣，指出應填寫依據的位置。

例如只要給出「向全體教職員工說明下週消防避難演練並請求配合的內部公文」這樣的意圖，就會產出接近可直接發布水準的骨架。再加上「語氣客氣但簡潔，五句以內」這類篇幅條件，就能做出沒有贅詞的草稿。

公文中由人負責的部分

不管格式看起來多像樣，以下項目務必由人確認。

1. 依據法令與公文文號：AI 生成的依據條文可能不是事實。 請務必親自查閱原文。憑空捏造出煞有介事、實際上並不存在的條文，是真的會發生的事。
2. 核決層級與職制：各校不同的核決流程與職稱由人填寫。
3. 數字與日程：日期、對象人數、預算要與原始資料核對。
4. 公文系統格式：校務管理系統既定的格式與分類要照原樣遵循。

公文一旦發出就會留下記錄。可以寫得快，但只能寫進自己負得起責任的事實。

常卡住的地方與因應

低年資老師在擬稿時常卡住的地方是固定的。事先知道就能少走冤枉路。

• 撰寫標題：如果難以寫出以核心動詞結尾的一行標題，就請 AI 摘要內容，做成「……說明」「……請求配合」的形式。
• 區分目的與依據：為了不把「為什麼做（目的）」與「依據什麼做（依據）」混在一起，分成兩個項目來寫。
• 附件標示：像「附件 1. ○○ 一份。以上。」這樣，把結尾格式當成定型記下來。

例如像「校外教學安全管理請求配合」這樣，先取得兩三個標題候選，再挑一個符合學校慣例的，就能快速跨過最令人卡住的第一行。格式的門檻降低了，才有餘裕專注在內容上。

重點整理

在公文擬稿上，AI 的強項在於快速搭好行政文體與格式。但依據法令、核決層級、數字必須由人親自查核。只要抱著格式交給工具、事實由人負責的原則，對擬稿那份模糊的恐懼就會減少，撰寫時間也會縮短。尤其對曾因格式而退縮的低年資老師來說，這會是降低文體進入門檻的可靠幫手。