十分鐘用 AI 完成韓國學校家庭通知單草稿的實戰提示詞

學期初的家庭通知單（韓國學校發給家長的通知文件）一週就會湧出三四份。校外教學說明、課後班報名、親師晤談週公告、疫苗接種協助請求，每一份都從頭斟酌字句，一份輕易就超過三十分鐘。一學期二十份，光是撰寫就要花掉十個小時。讓 AI 來填滿那張空白畫面，可以把草稿撰寫時間從平均三十分鐘縮短到八分鐘上下。關鍵不在於說「你看著寫」，而在於把資訊結構化之後再交出去。

一次就生出草稿的提示詞結構

好的結果來自好的輸入。把下面五項打成一包交出去，重做的次數會大幅減少。

• 目的：用一句話寫清楚要通知什麼、要收回什麼回覆。
• 必要資訊：把時間、地點、需準備物品、費用、回覆期限逐條列出。
• 對象與語氣：像「對象為小學二年級學生家長，語氣禮貌但不造成壓力」這樣指定。
• 篇幅：限制在 A4 一半、六百字上下。
• 回覆格式：在裁切線下方放入同意／不同意的勾選欄。

舉例來說，就算只把「5 月 14 日樹木園校外教學、自備午餐便當、參加費三千韓元、5 月 9 日前回覆」這樣一張便條塞進上面的框架，也會生出幾乎可以直接發下去的草稿。再加上一行條件，例如「體恤雙薪家庭，回覆方式請提供兩種」，就會做出連家長方便都顧到的文字。

複核時絕對不能漏掉的事

AI 的草稿照原樣發出去會出事。發下去之前請務必確認以下幾點。

1. 重新確認數字：日期、金額、期限是 AI 最常出錯的項目。要和原始便條逐字對照。尤其像「9 日」和「19 日」這種一個字的差別，會引起很大的混亂。
2. 學校特有的用語：校歌、校訓、處室名稱、承辦人職稱、學校電話號碼各校不同，要自己填。
3. 個人資料的處理：學生真名或聯絡方式不放進提示詞。先匿名處理再撰寫，到發送階段才貼上真實資訊。
4. 法定告知文字：像個人資料蒐集同意這類法律規定的文字，要原封不動使用學校的標準格式。

自動化的目標是把打字交出去，不是把判斷交出去。內容的責任自始至終都在老師身上。

真的能省下時間的運作方式

只用過一次就收手，效果很小。照下面的方式運作，省下的時間會累積起來。

• 依類型保存提示詞：把校外教學、課後班、晤談週這些常用類型的提示詞，存在記事本裡。
• 固定學校的標準抬頭：校名、處室、承辦人的格式訂好一次，之後所有通知單都沿用。
• 回覆文字重複使用：同意／不同意的裁切線格式做好一次，之後幾乎能原樣沿用。

舉例來說，只要把校外教學通知單的提示詞存起來，下學期換個地點的校外教學就只要改地點和日期，三分鐘就能生出草稿。最初那一次的整理，會在往後一整年把時間還給你。

重點整理

家庭通知單是格式固定的重複業務，正是 AI 最能幫上忙的領域。把資訊逐條整理後交出去，只由人來複核數字與學校特有資訊，就能在維持品質的同時大幅省下時間。重複出現的格式，把做好的提示詞存起來重複使用，下週五分鐘就能結束。建議先拿一份不需要回覆的簡單公告做小規模實驗，等熟練之後再擴展到需要回覆的通知單。