資料治理：學校必須先訂好的 6 條規則

運用學習資料時最常見的失敗，不是技術問題，而是規則都還沒訂，就先動手蒐集資料。誰可以看到什麼、資料什麼時候該刪掉、出了錯由誰負責——這些沒有訂下來，儀表板做得再漂亮，最後也只會變成紛爭的種子。治理不是攔住資料運用的煞車，而是讓人放心往前跑的安全帶。

蒐集資料之前要先訂好的六件事

請先把以下幾點形成書面共識，再開始蒐集。順序一旦顛倒，日後要付出的代價貴得多。

1. 明確寫出蒐集目的：像「支援學業」這樣含糊的目的行不通。要立下沒有具體用途的資料就不蒐集的原則。目的清楚，才決定得了要蒐集到什麼程度。
2. 存取權限分級：導師、學科老師、行政主管、輔導老師各自能看到哪裡，必須訂得清清楚楚。所有人都看得到所有東西，是最危險的結構。
3. 保存期限：訂出學期結束後自動刪除的時間點。無限期保存，等於把最大的風險永遠抱在懷裡。
4. 告知學生與家長：用不帶艱澀術語的白話，說明蒐集哪些資料、為什麼蒐集。同意是以理解為前提的。
5. 禁止目的外使用：以學習支援為名蒐集的資料，不拿去當作學生生活記錄簿（韓國學校的學籍檔案）上懲處的依據。一旦越過原本的用途，信任就垮了。
6. 錯誤更正流程：留一條讓學生能改正錯誤紀錄的管道。資料也有被更正的權利。

「能不能蒐集資料」和「可不可以蒐集資料」，是完全不同的兩個問題。

營運階段的檢查習慣

規則訂好之後，如果沒有定期檢查，規則很快就只會留在紙上。

• 每一季重新檢視存取權限。轉出轉入與職務異動沒有反映進去，權限就會悄悄外流。
• 事先備妥資料外洩時的應變流程，不是等事故發生之後，而是在事故發生之前先演練一次。沒演練過的流程，在危機當下不會動起來。
• 把學生資料輸入外部工具之前，先確認那項工具的資料處理地點與保存政策。越是免費的工具，越要仔細查看。
• 留下誰在什麼時候查閱了哪些資料的紀錄。責任歸屬清楚，大家才會小心。

第一次建立治理制度時，常常因為想做出完美的文件而遲遲無法起步。一張紙的共識書就夠了。要蒐集的資料清單、存取權限表、刪除時間點、負責人姓名——光是寫下這四項，就已經跨過起跑線。之後在營運中每看到一處漏洞，再一行一行補上去就好。重要的不是篇幅，而是「在動資料之前，學校成員已經對同一套規則達成共識」這件事本身。

重點整理

學習資料治理不是管制，而是撐住信任的設計。把目的、權限、保存期限、告知、禁止目的外使用與更正流程這六件事，在蒐集資料之前談定，運用起來反而更自由。規則越清楚，老師越能毫無不安地使用資料，學生也越能安心地把資料交出來。