一再重複的通知簡訊，用範本化減少每週工作

「明天請帶牛奶營養午餐申請書來」「要準備的用品是色紙和膠水」，這類簡短的通知簡訊一天要發好幾則。一則只要 1 分鐘，累積起來一週就是數十分鐘，而且每次重寫，用語也參差不齊。用 AI 把重複的類型範本化，就能建立起不必每次重寫、只換變數就能發送的體系。

把簡訊變成範本的過程

重複的簡訊大致可歸為幾種類型。請依照以下順序整理。

1. 分類類型：分成用品準備通知、日程變更、催覆、活動通知等。
2. 抽出變數：把日期、用品、地點這類每次都會變的部分用中括號標成變數。例如：「[日期] 要準備的用品是 [用品]。」
3. 統一語氣：為全班一次定下一致的語氣，套用到所有範本上。
4. 建立情境變體：預先做好同樣內容的客氣版本與精簡版本。

只要像這樣備妥每種類型 5 到 6 個範本，之後就只要填入變數，30 秒內即可發送。例如在一個用品通知範本裡，只把色紙、膠水、黏土換掉，每週就不必重寫。累積一學期下來，幾乎所有情境都能對應的文句組合就到手了。

自動化中要守住的分寸

為了不在追求效率時變得失禮，請守住以下幾點。

• 個別化的簡訊是例外：與特定學生相關的聯繫要個別撰寫，而不是套範本。
• 顧及收訊時間：避免在深夜或太早的時間發送。 自動化不該成為失禮的藉口。
• 檢查誤發：沒換變數就送出，是最常見的事故。發送前讀一遍，確認 [日期] 沒有原封不動地留著。
• 尊重拒收：對不希望收到群發的家庭要另外照顧。

範本的目的不是毫無靈魂地發送，而是用同樣的力氣做到更一致的溝通。

把範本再打磨一個層次

基本範本站穩之後，只要小小補強就能提高運用度。

• 增加季節與活動變體：像春季校外教學、寒假這樣，預先做好各時期的變體文句。
• 兩種長度版本：把需要詳細說明的情況，和一行通知就夠的情況分開來。
• 催覆分階段：分別備好第一次通知、第二次溫和催覆、截止在即的提醒。

例如回覆率偏低時要發的「期限到明天，如果還沒回覆再麻煩您」這類第二次文句先做好，往後就不必每次重新斟酌催覆的句子。範本越多，要重寫的事就越少。

重點整理

重複的通知簡訊類型固定，是最適合範本化的工作。分好類型、把變數抽離出來，每週的工作時間就會明顯減少。不過個別化的聯繫與顧及發送時間要留給人來做，讓效率與禮貌兼顧，這才是關鍵。一次做好的範本組合，下個學年也能原樣重複使用，效果會逐年累積。