校內職務分工表與行事曆：用輔助工具整理到沒有衝突

新學年的職務分工與年度校務行事曆，是學校運轉一整年的骨架。然而負責人重疊、活動擠在同一週的情況，每年都在重演，像是四月一口氣撞上三個活動，把大家累垮。AI 能在 檢查行程衝突與負荷失衡 上當個幫手，把人容易漏掉的重疊事先攤開來。

用在分工與行程檢查的方法

核心是把資訊結構化，讓它去找出矛盾。

• 負荷檢查：把負責的業務依人整理出來，找出 過度集中在特定老師身上的地方。
• 偵測行程衝突：檢查同一週是否有兩個以上的大型活動重疊。
• 確認先後順序：找出像申請－彙整－寄送這種有先後順序的行程中，缺漏的環節。
• 提出每月負荷分散方案：取得重新配置的候選方案，避免活動全擠在同一個月。

舉例來說，只要給出年度活動清單與負責人資訊，需要檢視的地方就會以清單 的形式跑出來，例如「10 月第三週集中 3 場活動，負責老師有 2 人重複」。用眼睛掃過大張行事曆時人常漏掉的重疊，工具會一個不漏地點出來。尤其當項目增加到數十個，人的檢查就會撞上極限，工具的價值也就跟著變大。

公平性與共識是人的職責

針對工具找出來的地方，接下來由人決定。

1. 納入個人狀況：預計留職停薪、年資、部門特性等，都不在資料裡。由人來協調。
2. 判斷公平性：負荷單純均等，並不等於公正。需要 成員能夠信服的共識。
3. 保留彈性空間：滴水不漏的行程經不起突發狀況。要刻意留下空白。
4. 排除敏感資訊：個人的健康或家庭狀況這類資訊，不要放進工具裡。

分工表不是一張表格，而是人與人之間的約定。檢查交給工具，共識由人來達成。

讓一整年順暢的檢查時機

行程檢查不會在學年初做一次就結束。把時機分開，出事的機率就會下降。

• 學年初全面檢查：一次掃過年度行程的衝突與負荷失衡。
• 月底預覽下個月：提前一個月確認即將到來那個月的重疊，留下調整的餘地。
• 活動前的先後順序檢查：確認申請、彙整、寄送等環節是否都趕得上期限。

舉例來說，只要每個月底先檢查下個月的行程，就會有餘裕把擠在同一週的活動提前或延後一週。學年初看大局、每個月看細節，這種雙層的節奏，最能有效減少一整年的行程事故。

重點整理

在職務分工與校務行事曆上，AI 是把衝突與負荷失衡事先攤開的檢查工具，很好用。但個人狀況、公平性與共識，仍由人負責。要送去檢查的資料，有 年度活動清單和按人分列的職務分工表 這兩樣就夠了，個人健康或家庭狀況之類的資訊則不要放進去。學年初仔細檢查一次，一整年反覆上演的行程爭執就會大幅減少。再加上每到月底先看過下個月、活動前確認報名、彙整、寄送期限的習慣，就能在還有調整餘地時發現問題。